Сканирование документов

Современные цифровые технологии позволяют существенно ускорить любые бизнес-процессы. Электронные копии документов существенно удобнее бумажных, соответственно, сканирование является очень полезной инвестицией.

Эффективность данного этапа определяется, в большей степени, качеством используемого оборудования. Современные поточные сканеры оснащены системой автоматической подачи документов, что позволяет сократить ручной труд и достигнуть значительной скорости оцифровки изображений. Кроме того, данный подход существенно снижает его стоимость.

scan.in.ua предлагает сканирование любых объемов документов, используя современные технологии, оборудование и программное обеспечение.

1. Подготовка

Для получения качественного результата, важно правильно подготовить документы к сканированию:

2. Стоимость

3. Скидки

Скидки

4. Параметры

Современное оборудование позволяет с легкостью сканировать как в цвете, так и в оттенках серого. В связи с этим, в прайсе, scan.in.ua стоимость цветной копии не отличается от стоимости других. Тем не менее, важно правильно выбрать технические параметры, для получения наилучшего результата.

4.1 Рекомендации Национального архива США

Рекомендации Национального архива США
Оригинал

Представляем вам рекомендации авторитетной организации, с некоторыми поправками, учитывающими современный уровень технологий.

Рекомендации Национального архива США

4.2 Индекс скан

Идеален при сканировании небольших документов, визиток, бланков. Позволяет получить небольшой по размеру, удобный для просмотра стандартными средствами, архив, который легко поместится на любой портативный носитель. Индекс скан идеально подходит для навигации и может быть заказан в качестве дополнения к более качественным сканам.

Параметры:

4.3 Нормальное качество

Стандартный набор параметров, достаточный для просмотра документов и изображений на экране. Требует минимальное количество дискового пространства. Идеально подходит для последующего формирования PDF документов.

Параметры:

4.4 Улучшенное качество

Более высокое разрешение необходимо для распознавания документов. Кроме того, для хранения таких сканов, предпочтительным является формат, использующий сжатие без потерь, который существенно увеличивает требуемый для хранения объем дискового пространства.

Параметры:

4.5 Высокое качество

Максимальное качество необходимо исключительно для последующего использования в полиграфии. Перед выбором данного варианта, стоит учесть с каким разрешением была создана твердая копия.

Параметры:

5. Сравнение

Несколько доступных параметров сканирования, позволяют добиться оптимального результата, удобства последующего использовании и экономии денежных средств. Например, бессмысленно сканировать текстовые документы в высоком качестве, для последующего просмотра на экране.
Аналогично, отсканированные в базовом варианте документы, скорее всего, не будут корректно распознаны и т.д. Рассмотрим несколько примеров.

5.1 Разница незаметна

Индекс сканы удобно использовать для создания индекса или, так называемого, превью базы документов. Для этой цели могут быть использованы и более качественные копии но вы, скорее всего, не заметите никакой разницы.

На иллюстрации представлены две индекс иллюстрации, которые практически не отличаются. Для создания первой использовался индекс скан, для второй — скан в высоком качестве. Использование последнего ничего кроме неудобств и дополнительной траты дискового пространства не принесло.

Сравнение: индекс скан — высокое качество

Аналогично, при просмотре на экране практически не заметна разница между сканом в нормально качестве (который оптимизирован под эту задачу) и сканом в улучшенном качестве (который необходимо использовать при распознавании).

Сравнение: нормальное качество — улучшенное качество

И в первом и во втором случаях, выбор правильного набора параметров, позволяет сохранить денежные средства и ускорить процесс. При сканировании большого количества документов, разница может быть ощутимой.

5.2 Разница существенна

Тем не менее, иногда стоит предпочесть более высокое качество сканирования для выполнения поставленной задачи. Например, документ отсканированный с индекс качеством, будет практически нечитабельным при увеличении, совершенно читабельный текст отсканированный в нормальном качестве, может создать проблемы для систем автоматического распознавания.

Сравнение: текст

Аналогично, мелкие детали, отсутствие которых сложно обнаружить без увеличения, предельно критичны для дополнительной обработки иллюстраций. В этом случае, использование высокого качества сканирования, скорее необходимость, чем полезное дополнение.

Сравнение: графика

Всегда заказывайте оптимальный формат сканирования и пользуйтесь индекс-сканами, которые существенно облегчают и ускоряют навигацию по электронному архиву.

6. Форматы

Оцифрованные структурированные данные сохраняются в выбранном формате для дальнейшего анализа результатов.

6.1 TIFF

Wikipedia - TIFF
англ. Tagged Image File Format
Wikipedia

Формат хранения растровых графических изображений, использующий сжатие без потерь. Данный формат стал популярным для хранения изображений с большой глубиной цвета. Он используется при сканировании, отправке факсов, распознавании текста, в полиграфии, широко поддерживается графическими приложениями.

Основной недостаток — размер, который негативно сказывается на объеме оцифрованных архивов и требуемом дисковом пространстве.

Когда использовать:

6.2 PNG

Wikipedia - PNG
англ. Portable Network Graphics
Wikipedia

Растровый формат хранения графической информации, использующий сжатие без потерь. PNG был создан как свободный формат для замены GIF.

PNG является хорошим форматом для редактирования изображений, даже для хранения промежуточных стадий редактирования, так как восстановление и пересохранение изображения проходят без потерь в качестве. Также, в отличии от TIFF, спецификация PNG не позволяет авторам реализаций выбирать, какие возможности они собираются реализовать. Поэтому, любое сохранённое изображение PNG может быть прочитано в любом другом приложении, поддерживающем PNG.

Когда использовать:

6.3 JPG

Wikipedia - JPEG
англ. Joint Photographic Experts Group, по названию организации-разработчика
Wikipedia

Один из популярных графических форматов, применяемый для хранения фотоизображений и подобных им изображений, использующий сжатие c потерями.

Алгоритм JPEG в наибольшей степени пригоден для сжатия фотографий и картин, содержащих реалистичные сцены с плавными переходами яркости и цвета. С другой стороны, JPEG малопригоден для сжатия чертежей, текстовой и знаковой графики, где резкий контраст между соседними пикселами приводит к появлению заметных помех.

JPEG (как и другие методы искажающего сжатия) не подходит для сжатия изображений при многоступенчатой обработке, так как искажения в изображение будут вноситься каждый раз при сохранении промежуточных результатов обработки.

Когда использовать:

6.4 PDF

Wikipedia - PDF
англ. Portable Document Format
Wikipedia

Кроссплатформенный формат электронных документов. В первую очередь, предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции, — значительное количество современного профессионального печатного оборудования может обрабатывать PDF непосредственно. PDF с 1 июля 2008 года является открытым стандартом ISO 32000.

Когда использовать:

7. Поврежденные документы

Использование протяжного сканера позволяет получить электронную копию старых чертежей, рисунков и карт. Для сканирование частично поврежденных оригиналов используются специальные прозрачные пакеты. После сканирования осуществляется дополнительная пост-обработка файлов, включая коррекцию и необходимые дополнительные правки.